Een keer ziek worden kan iedereen gebeuren, maar soms is er meer aan de hand dan een gewone verkoudheid of een tijdelijke dip. Wanneer iemand drie keer of vaker verzuimt binnen 12 maanden, valt het onder frequent verzuim. Vervelend voor werkgever en medewerker, maar wat doe je ermee?
Frequent verzuim als signaal
Frequent verzuim is vaak een signaal dat een medewerker iets nodig heeft. Een betere werk-privébalans, een andere manier van werken of simpelweg meer aandacht voor hoe het écht gaat. Een open en eerlijk zorggesprek is dan een belangrijke eerste stap. Niet over het specifieke verzuim – die informatie is vertrouwelijk – maar over het grotere plaatje. Hoe gaat het met iemand? Wat maakt dat het werk soms te veel is? En vooral: zijn er aanpassingen mogelijk waardoor iemand minder vaak uitvalt?
Patronen herkennen met verzuimanalyse
Frequent verzuim gaat niet alleen over het aantal ziekmeldingen, maar ook over patronen. Valt iemand bijvoorbeeld vaak uit op maandagen? Of juist na drukke periodes? Is er sprake van kort verzuim dat steeds terugkomt, of loopt het langzaam op in duur?
Door verzuimgegevens zorgvuldig te analyseren, krijg je als werkgever inzicht in trends binnen teams of afdelingen. Dat helpt om gerichte maatregelen te nemen. Soms ligt de oorzaak in werkdruk, soms in roosters, soms in samenwerking. Door data te combineren met het persoonlijke gesprek ontstaat een completer beeld. Zo voorkom je aannames en werk je gericht aan oplossingen.
Een goed gesprek
Hoe je dit gesprek aanpakt maakt een wereld van verschil. Het gaat om een persoonlijke, neutrale benadering waarbij er ruimte ontstaat om te delen hoe het echt gaat. We zien deze gesprekken dan ook niet als afvinklijstjes, omdat iedere persoon een ander gesprek nodig heeft. Luister zonder oordeel en kijk objectief naar de situatie. Door samen de patronen te bespreken kun je kijken wat er aan de hand is en wat er nodig is om iemand weer met een goed gevoel aan het werk te krijgen. Een preventief medisch onderzoek (PMO) kan helpen om onderliggende oorzaken en risico’s tijdig in beeld te brengen.
Ga met iedereen in gesprek…
Bij frequent verzuim is het erg belangrijk om elk gesprek neutraal te benaderen. Dat betekent niet alleen het gesprek zelf, maar ook met wie je de gesprekken voert. Soms weet je al dat een medewerker last heeft van chronische klachten als migraine, en dan is het een makkelijke stap om die persoon over te slaan. Niet doen! Situaties veranderen, en het zou zonde zijn als je zo kansen mist om je medewerkers te ondersteunen. Plus, in een zorggesprek kun je met deze medewerkers kijken naar de afspraken die zijn gemaakt. Werken die nog voor beide partijen, of moeten die worden bijgesteld?
…ook met mensen die nooit verzuimen
Als het aankomt op verzuim wordt er vaak vooral gekeken naar mensen met frequent verzuim. Maar, hiermee raakt een belangrijke groep medewerkers vaak ondergesneeuwd: mensen die nooit verzuimen. Ook zij verdienen aandacht. Het kan namelijk gebeuren dat ze soms niet fit zijn, maar toch door gaan. Ze leveren tijd in op hun hobby’s en privéleven, maar laten dat op hun werk niet zien. Deze mensen lopen het risico om op de lange termijn overbelast te raken, wat kan leiden tot burn-out of andere gezondheidsklachten. Check daarom ook bij hen hoe het gaat.
Wetgeving en verantwoordelijkheid
Bij frequent verzuim heb je als werkgever niet alleen een zorgplicht, maar ook een wettelijke verantwoordelijkheid. De Wet verbetering poortwachter vraagt om tijdige actie bij langdurig verzuim, maar juist in de fase daarvoor kun je veel winst behalen. Door frequent verzuim serieus te nemen en gesprekken goed vast te leggen, bouw je aan een zorgvuldig dossier en toon je goed werkgeverschap.
Belangrijk is wel om binnen de kaders van privacywetgeving te blijven. Medische informatie is vertrouwelijk en mag niet worden vastgelegd. De focus ligt daarom altijd op inzetbaarheid en mogelijkheden. Wat kan iemand nog wel? En welke aanpassingen helpen om verdere uitval te voorkomen?
Kansen voor preventie
Zorggesprekken kunnen een goede aanleiding zijn om de preventieve maatregelen die je als werkgever inzet eens onder de loep te nemen. Zo kun je aanpassingen maken die bijdragen aan het welzijn van alle medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan het aanpakken van werkomstandigheden of het maken van nieuwe afspraken voor een betere werk-privé balans. Door proactief te kijken naar preventie, zorg je niet alleen voor minder verzuim, maar versterk je ook het vertrouwen en de betrokkenheid van alle medewerkers.
Wil je meer weten over het aanpakken van frequent verzuim in jouw organisatie? ArboAnders helpt je graag verder met een preventieve benadering.
