De vraag ‘Hoe gaat het?’ geeft veelal hetzelfde antwoord: ‘Goed hoor.’ En daar haal je als werkgever niet uit hoe het echt gaat met je mensen. Alinda Knol heeft veel ervaring op het gebied van verzuimbegeleiding en heeft al diverse leidinggevenden mogen trainen in motiverende gespreksvoering. Tijd voor een goed gesprek.
Het goede gesprek als basis voor preventief verzuimbeleid
Een persoonlijk gesprek voeren wanneer iemand is uitgevallen, dat is toch voor een werkgever hartstikke lastig? “Veel werkgevers vinden dit lastig en dat is heel begrijpelijk. Dit komt ook doordat ze denken medisch onderlegd te moeten zijn, maar daar ligt voor hen niet de focus in het gesprek. We zien in de praktijk dat werkgevers de neiging hebben om te veel op de inhoud te gaan zitten en willen weten wat de werknemer mankeert. Maar ook het tegenovergestelde gebeurt; er wordt nauwelijks met elkaar gesproken en adviezen van de arbodienst zijn dan leidend voor het gesprek. De focus zou meer mogen liggen op je betrokkenheid tonen, vragen wat iemand nodig heeft en samen onderzoeken welke ondersteuning je kunt bieden. Daarmee heb je echt invloed op het proces, misschien wel meer dan je verwacht.”
Zo’n zeven jaar geleden stapte Alinda binnen bij ArboAnders als Adviseur Arbeid en Verzuim. Daarvoor werkte ze als regiomanager in de retail: “Zoveel mensen, organisaties en belangen, daar leerde ik veel over goede gesprekken voeren. Bij ArboAnders hebben we rekening te houden met wet- en regelgeving, maar onderzoeken daarin altijd de zijwegen. Want wat betekent het voor de mensen achter het dossier, werknemer en werkgever? Wij zien dus eigenlijk ook geen dossiers, maar mensen. Noem een naam en ik ken de situatie. Dat typeert hoe mijn collega’s en ik werken.”
Mensgericht leiderschap vraagt om aandacht en gespreksvaardigheden
Alinda benadrukt dat openheid en eerlijkheid in ieder goed gesprek vooropstaan: “Hoe opener een organisatie en zijn mensen, hoe beter de gesprekken gevoerd worden. Dat werpt zijn vruchten af in geval van verzuim, maar ook preventief is het van grote waarde. Het is belangrijk om door te vragen en scherp te zijn op signalen, dat wordt makkelijker wanneer je dagelijks werkt aan de relatie met je werknemers. Door gezondheid en inzetbaarheid ook preventief te bespreken, bijvoorbeeld via een preventief medisch onderzoek (PMO), ontstaan eerder inzichten die helpen om uitval te voorkomen. Het zijn de mensen waarvan je denkt dat het allemaal prima gaat, die het vaakst verrassen met klachten en uitval door stress. Dit zijn de loyale medewerkers, perfectionistisch en betrokken. Het is zo belangrijk om je hele team goed in beeld te houden door structureel gesprekken te voeren over: Hoe lukt het met de uitvoering van je werk? Is er iets waar je hulp bij nodig hebt? Coaching kan de perfectionisten bijvoorbeeld enorm helpen om te reflecteren op hoe ze hun werkdagen inrichten en welk effect dat heeft op hun gemoedstoestand. Die support aanbieden kan soms net het verschil maken waardoor iemand lekkerder in zijn vel komt te zitten.”
“Ik krijg weleens de vraag of ik niet een soort stroomdiagram kan maken over het gesprek aangaan met je medewerker, maar daarmee zou je de situatie te kort doen. Geen mens, situatie of gesprek is hetzelfde. Het is de kunst om juist door te vragen. Vanwege de privacy wetgeving en andere ontwikkelingen, voelt het soms alsof je als werkgever niets meer mag vragen, maar een open dialoog aangaan mag altijd. Een werknemer kan zelf beslissen of hij of zij antwoord wil geven. Het is de kunst om de werknemer zelf in beweging te krijgen en te laten nadenken over wat er nodig is, je hoeft niet te voorzien in alle oplossingen. Je kunt wel vragen of het lukt om de juiste begeleiding te vinden of dat je daarin kunt ondersteunen.”
Regelmatig komt Alinda op locatie om leidinggevenden te trainen in hun gespreksvaardigheden. “Als leidinggevende ben je vaak doorgegroeid naar deze positie omdat je vakinhoudelijk zo sterk bent, maar dat wil niet automatisch zeggen dat je de vaardigheden hebt om een team aan te sturen en het gesprek aan te gaan over vitaliteit op de werkvloer. Het is dan eigenlijk heel logisch dat je daarin wat oefening kan gebruiken. We verzorgen trainingen op maat en zien dat leidinggevenden daar met een gevoel van zelfvertrouwen uitkomen. Het gevoel van ‘Ik kan dit!’. Ze schakelen sneller met ons voor overleg en zo kunnen wij preventief suggesties aandragen. Korte lijntjes waarin we worden ingezet als sparringpartner om verzuim te voorkomen. Dat is hoe we het graag zien.”
Coaching als ondersteuning bij signalen en preventie
Goede gesprekken maken zichtbaar wat iemand nodig heeft, maar soms is extra ondersteuning helpend om echt stappen te zetten. Coaching biedt medewerkers ruimte om te reflecteren op hun werk, grenzen en patronen. Juist bij betrokken, loyale medewerkers of perfectionisten kan coaching helpen om stress eerder te herkennen en anders om te gaan met werkdruk. Door coaching preventief in te zetten, wordt uitval vaak voorkomen en blijft iemand met meer energie en regie aan het werk. Het sluit aan bij mensgericht leiderschap: niet oplossen vóór iemand, maar ondersteunen zodat iemand zelf sterker wordt.
PSA als aandachtspunt binnen preventief verzuimbeleid
Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) speelt vaak een grote rol bij verzuim, zeker wanneer stress, werkdruk of emotionele belasting lange tijd onbesproken blijven. Door PSA structureel onderdeel te maken van het gesprek, krijgen leidinggevenden en organisaties beter zicht op wat er onder de oppervlakte speelt. Begeleiding rondom PSA helpt om signalen tijdig te herkennen, bespreekbaar te maken en waar nodig passende ondersteuning te bieden. Zo wordt verzuim niet alleen begeleid wanneer het ontstaat, maar juist voorkomen door eerder in te grijpen.
Ook de wens om gemakkelijker het juiste gesprek aan te gaan met je mensen, maar behoefte aan een helpende hand? Wij onderzoeken graag de mogelijkheden voor jouw organisatie. Neem contact op met je adviseur via 0513-64 03 98.
